Wie schaffen es manche Menschen, im Laufe eines Tages mehr Aufgaben zu erfüllen als andere? Um diesem Umstand auf den Grund zu gehen, wird ein genauerer Blick auf das sogenannte Zeitmanagement geworfen.

Vor wenigen Tagen haben wir den Start in das neue Jahr gefeiert. Und viele haben sich für 2022 auch wieder zahlreiche Neujahrsvorsätze gefasst, die es nun einzuhalten gilt. Häufig zielen diese auf die Gesundheit ab – mehr Sport betreiben, maßvoller essen, weniger Alkohol trinken oder mit dem Rauchen aufhören. Regelmäßig findet sich auf der Liste der beliebtesten Neujahrsvorsätze aber auch das Stichwort ‚Zeit‘: Wir nehmen uns vor, mehr Zeit mit Familie und Freund*innen zu verbringen, Zeit für die eigenen Bedürfnisse aufzuwenden, Stress im Beruf durch einen besseren Umgang mit Zeit zu reduzieren.¹ Dieser Faktor hat einen enorm wichtigen Stellenwert für uns und die Erfüllung unserer Bedürfnisse, denn mehr Zeit ist gleichbedeutend mit weniger Stress und damit unabdingbar für langfristige physische und psychische Gesundheit. Doch wie schaffen wir es, diesen Vorsatz auch dauerhaft umzusetzen?

Zeitmanagement als wichtiger Faktor für physische und psychische Gesundheit

Unter dem Begriff ‚Zeitmanagement‘ versteht man die Planung der zur Verfügung stehenden Zeit zur Steigerung der Produktivität im Beruf², womit der Terminus vorwiegend im Arbeitsalltag Anwendung findet und eine bessere Organisation der zu erledigenden Aufgaben intendiert. Doch der in Rheinland-Pfalz tätige Experte für Zeit- und Lebensmanagement, Lotha Seiwert, meint dazu, dass der Begriff auch im Privatleben zunehmend an Bedeutung gewinne: „Ging es anfangs darum, im Beruf eine Entlastung zu haben, treten jetzt familiäre Gesichtspunkte immer mehr in den Vordergrund“³. Somit wird ‚Zeitmanagement’ auch nun des Öfteren in Zusammenhang mit der Vereinbarkeit von Arbeit und Familie bzw. mit der besseren Planung des Privatlebens gebraucht.⁴ Aber warum ist Zeitmanagement so wichtig?

In der heutigen digitalen Gesellschaft sind wir nicht nur ständig erreichbar, sondern sehen uns aufgrund des Leistungsdrucks auch immerfort mit Aufgaben konfrontiert, die in kürzester Zeit mit hohem Perfektionsgrad erledigt werden müssen. Viele Termine, das Erfüllen der Erwartungen und der Drang zum Multitasking überfordern uns nicht selten das ein oder andere Mal – wir sind gestresst. Hält dieser Belastungszustand an, so hat dies auch Folgen für Körper und Seele: Neben ersten physischen Beschwerden wie Konzentrationsschwierigkeiten, Kopf- und Rückenschmerzen oder Verdauungsproblemen⁵ sowie gravierenden Erkrankungen das Herz-Kreislauf-System betreffend⁶ kann chronischer Stress zu einem Burnout oder zu Depressionen führen.⁷

Zeitmanagement-Strategien sollen nicht nur eine Übersicht über die wichtigen, unwichtigen, dringenden und weniger dringenden Aufgaben und Tätigkeiten bieten, sondern effektiv dabei helfen, den Alltag effizienter zu gestalten und damit Stress vorzubeugen. Expert*innen haben dies sogar konkretisiert: Mit einer täglichen Zeitplanung von acht Minuten soll bis zu einer Stunde pro Tag eingespart werden können.⁸ Und diese Stunde steht demnach zur freien Verfügung, um sie mit Dingen zu füllen, die der persönlichen Bedürfnisbefriedigung dienen und somit das allgemeine Wohlbefinden sowie die Lebensqualität im Generellen steigern.⁹

Zeit generieren = Stress reduzieren

Um sich nun einen Überblick über die anzufallenden Aufgaben und Tätigkeiten des Tages zu verschaffen, rät die Wiener Psychologin Elisabeth Hefler dazu, zunächst schriftliche Pläne zu erstellen: „Das ist eine Arbeitsentlastung für unser Gedächtnis und dient außerdem der Selbstmotivation“¹⁰. Bei der Planung nach Prioritäten muss den einzelnen Aufgaben dabei eine realistische Bearbeitungszeit inklusive Pausen zugeordnet werden, um durch unvorhergesehene Ereignisse nicht unter Druck zu geraten. Außerdem müssen Zeiträume eingeplant werden, die den individuellen Bedürfnissen gewidmet sind und damit zum Erhalt und zur Steigerung des persönlichen Wohlbefindens dienen.¹¹ Empfohlen wird auch, Tages- bzw. Wochenziele zu formulieren, denn wenn solche Aufgaben planmäßig erledigt werden können, steigert dies die Motivation.¹²

Zeitraubendes unterbinden

Wichtig für ein gelungenes Zeitmanagement ist nicht nur die Planung der Aufgaben nach Priorität, sondern auch das Entlarven von zeitraubenden Faktoren. Hierbei muss hinterfragt werden, welche Tätigkeiten viel Zeit in Anspruch nehmen und dabei gleichzeitig ineffektiv sind: Ein unaufgeräumter Arbeitsplatz kann zum Suchen von Unterlagen führen; zu lange und inhaltlose Gespräche mit Kolleg*innen oder Bekannten halten von den zu erledigenden Aufgaben ab. Es gilt in diesem Fall, die sogenannten ‚Zeitdiebe‘ zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten.¹³

Methoden für eine bessere Zeiteinteilung

Neben diesen allgemeinen Faktoren für eine bessere Nutzung der vorhandenen Zeit im Alltag stehen außerdem einige konkrete Zeitmanagement-Techniken zur Verfügung, mit deren Hilfe berufliche Belange und private Aktivitäten besser strukturiert werden können:¹⁴

• Eisenhower-Prinzip
  Diese Methode soll dabei helfen, Aufgaben und Tätigkeiten mittels Quadranten-Matrix richtig zu priorisieren. So kann herausgefunden werden, was von besonderer Dringlichkeit und außerdem wichtig ist – diese Aufgaben sind sodann zuerst zu erledigen. Sind diese abgeschlossen, so widmet man sich den eruierten wichtigen, aber weniger dringlichen Tätigkeiten. Dringende und gleichzeitig weniger wichtige Angelegenheiten sollten in weiterer Folge an andere Personen weitergegeben werden; die unwichtigen und nicht dringenden sind zu vernachlässigen, gemäß der Methode auch zu eliminieren.
• ABC-Methode
  Auch bei dieser Technik geht es um eine effiziente Zeitgestaltung mithilfe des Setzens von Prioritäten. Die zur Verfügung stehende (Arbeits-)Zeit wird zunächst nach Aufgaben eingeteilt. Wichtige, dringliche Dinge sollen dabei 60 % des Tages ausmachen, 25 % entfallen auf wichtige Arbeiten, die aber von anderen Personen erledigt werden können; nur 15 % sollten mit unwichtigen Aufgaben verbracht werden.
• Pareto-Prinzip
  Bei dieser Methode wird angenommen, dass mit etwa 20 % Leistung und Einsatz bereits 80 % des Gesamtergebnisses erzielt werden können. Aufgaben, die zur Zielerreichung führen, müssen hierbei als solche erkannt und in weiterer Folge grob bearbeitet werden. Erst bei einer erneuten Durchsicht wird Wert auf Details gelegt.

Welche Zeitmanagement-Methode nun die tatsächlich passende ist, muss natürlich individuell festgelegt werden. Im Vordergrund steht jedoch immer das Verschriftlichen sämtlicher Aufgaben sowie ihr Priorisieren. Können die wichtigen und unwichtigen Elemente eindeutig voneinander getrennt und zudem nach Dringlichkeit bewertet werden, sollte auch der Neujahrsvorsatz – mehr Zeit für sich selbst, für Familie, Freund*innen oder eine bessere Arbeitszeiteinteilung mit gleichzeitiger Stressreduktion – leichter umgesetzt werden können.

 

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¹ Vgl. Mohr, Martin: Welche der folgenden Vorsätze haben Sie sich für das kommende Jahr 2021 schon vorgenommen? In: statista.com. Veröffentlicht im Dezember 2020.
URL: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/377889/umfrage/umfrage-zu-vorgenommenen-vorsaetzen-fuer-das-kommende-jahr-in-oesterreich/ [Stand: 09.12.2021].

² Frankfurter Allgemeine Stellenmarkt – Lexikon: Zeitmanagement. In: stellenmarkt.faz.net.
URL: https://stellenmarkt.faz.net/lexikon/zeitmanagement/ [Stand: 09.12.2021].

³ Ahammer, Lisa: Der Balance-Akt. In: meinegesundheit.at. Aktualisiert am 13.11.2020.
URL: https://www.meinegesundheit.at/cdscontent/?contentid=10007.689923&portal=meinegesundheitportal [Stand: 09.12.2021].

⁴ Vgl. Ahammer, Lisa: Der Balance-Akt.
URL: https://www.meinegesundheit.at/cdscontent/?contentid=10007.689923&portal=meinegesundheitportal [Stand: 09.12.2021].

⁵ Vgl. Stunz, Laura: Stress reduzieren: Wie die Eisenhower-Technik Ordnung in Ihr Leben bringt. In: stern.de. Veröffentlicht am 28.10.2021.
URL: https://www.stern.de/gesundheit/stress-reduzieren–wie-die-eisenhower-technik-ordnung-in-ihr-leben-bringt-30866528.html [Stand: 09.12.2021].

⁶ Vgl. Hombach, Stella: Warum Stress auf Dauer krank macht. In: derstandard.at. Veröffentlicht am 09.11.2018.
URL: https://www.derstandard.at/story/2000090851999/warum-stress-auf-dauer-krank-macht [Stand: 09.12.2021].

⁷ Vgl. Stunz, Laura: Stress reduzieren: Wie die Eisenhower-Technik Ordnung in Ihr Leben bringt.
URL: https://www.stern.de/gesundheit/stress-reduzieren–wie-die-eisenhower-technik-ordnung-in-ihr-leben-bringt-30866528.html [Stand: 09.12.2021].

⁸ Vgl. Schmitz, Maria: Zeitmanagement: Planen schafft Freiräume. In: ugb.de. In: UGBforum 2/06, S. 79f.
URL: https://www.ugb.de/gesundheitsfoerderung/zeitmanagement-planen-schafft-freiraeume/druckansicht.pdf [Stand: 09.12.2021].

⁹ Vgl. Schmitz, Maria: Zeitmanagement: Planen schafft Freiräume.
URL: https://www.ugb.de/gesundheitsfoerderung/zeitmanagement-planen-schafft-freiraeume/druckansicht.pdf [Stand: 09.12.2021].

¹⁰ Breit, Lisa: Strategien für ein gutes Zeitmanagement. In: derstandard.at. Veröffentlicht am 09.04.2016.
URL: https://www.derstandard.at/story/2000034432819/strategien-fuer-ein-gutes-zeitmanagement [Stand: 09.12.2021].

¹¹ Vgl. Breit, Lisa: Strategien für ein gutes Zeitmanagement. In: derstandard.at. Veröffentlicht am 09.04.2016.
URL: https://www.derstandard.at/story/2000034432819/strategien-fuer-ein-gutes-zeitmanagement [Stand: 09.12.2021].

¹² Vgl. Frankfurter Allgemeine Stellenmarkt – Lexikon: Zeitmanagement.
URL: https://stellenmarkt.faz.net/lexikon/zeitmanagement/ [Stand: 09.12.2021].

¹³ Vgl. Schmitz, Maria: Zeitmanagement: Planen schafft Freiräume.
URL: https://www.ugb.de/gesundheitsfoerderung/zeitmanagement-planen-schafft-freiraeume/druckansicht.pdf [Stand: 09.12.2021].

¹⁴ Vgl. Heinemann, Martina: Zeitmanagement: Drei Methoden im Überblick. In: praxistipps.focus.de. Veröffentlicht am 20.10.2020.
URL: https://praxistipps.focus.de/zeitmanagement-drei-methoden-im-ueberblick_125489 [Stand: 09.12.2021].

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Veröffentlicht am: 05.01.2021